OBJETIVO

FUTURA CONSERVACIÓN adopta la presente Política de Tratamiento de la Información, con el objeto de dictar disposiciones y determinar procedimientos específicos para el eficiente tratamiento de los datos personales, de conformidad con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su DecretoReglamentario 1377 de 2013. La finalidad primordial de esta implementación es salvaguardar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.

ALCANCE

La política de tratamiento de la información es aplicable a las prácticas que realice FUTURA CONSERVACIÓN, así como a los ciudadanos, personas, funcionarios, personal administrativo,proveedores, aliados y contratistas, con el fin de salvaguardar su información y dar un tratamiento adecuado a los datos personales. Se entiende que estos deberán dar cumplimiento pleno a la presente política y a los requisitos establecidos en la Ley de Protección de Datos Personales – Ley 1581 de 2012.

DEFINICIONES

De conformidad con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, para efectos de la ley se establecen las siguientes definiciones:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS RECTORES

De acuerdo con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, para la aplicación de la ley se deberán aplicar los siguientes principios, sobre protección de datos:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo conla Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular ;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo,expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable delTratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Responsable del Tratamiento de datos personales es FUTURA CONSERVACIÓN, proyecto de conservación de arte creado por Ángela Sánchez Barajas, con cédula de ciudadanía No. 1020718869, domiciliado en la ciudad de Bogotá, en la calle 70 #7A-34, correo electrónicoangela@futuraconservacion.com y teléfono 3106695665.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

FUTURA CONSERVACIÓN entiende por protección de datos todas aquellas medidas físicas, técnicas y jurídicas necesarias para garantizar que los datos personales tratados se sometan estrictamente a las finalidades determinadas por FUTURA CONSERVACIÓN, que propende por crear espacios de investigación, formación y diálogo entre artistas, conservadores-restauradores, curadores, científicos,programadores, gestores de colecciones y otros actores del medio del arte moderno y contemporáneo,fomentando la conservación desde un punto de vista interdisciplinario, consciente y sostenible. Donde los diferentes actores, converjan frente a los desafíos que implica la transmisión de las manifestaciones artísticas actuales, así como a aquellas que se producirán en un futuro próximo

1. ¿Cómo adquiere FUTURA CONSERVACIÓN la información personal?
FUTURA CONSERVACIÓN obtiene la información personal a través del desarrollo de programas,proyectos, actividades, entre otros, organizando información de ciudadanos colombianos y extranjeros,artistas, curadores, conservadores, restauradores, galeristas, coleccionistas, personal de museos, entre otros, de los diferentes eventos que realice FUTURA CONSERVACIÓN en asociación con museos,instituciones culturales, instituciones educativas, artistas, galeristas, curadores y todas las figuras que comprendan el medio artístico a nivel nacional e internacional. Lo anterior, a través del siguiente canal de contacto, el cual se clasifica de acuerdo con las bases de datos dispuestas para cada proceso:

• angela@futuraconservacion.com

2. ¿Qué información personal almacena FUTURA CONSERVACIÓN?
Cabe advertir que la información personal varía según la finalidad del proceso llevado a cabo dentro de cada una de las áreas y proyectos de FUTURA CONSERVACIÓN. Existen, por lo tanto,diferentes sistemas en donde reposan bases de datos para el tratamiento de la información. Así,dependiendo de los procesos y la finalidad, los datos personales que requiere y almacena FUTURA CONSERVACIÓN son:
• Nombres y apellidos
• Números de documentos de identificación
• Fechas de nacimiento• Nacionalidades• Géneros
• Teléfonos celulares
• Correos electrónicos y datos de contacto digital
• Profesión

3. ¿Con qué fines puede utilizar FUTURA CONSERVACIÓN la información personal?
‍FUTURA CONSERVACIÓN puede utilizar la información personal para:
• Registro de personas que ingresan al proyecto.
• La asignación de usuarios y contraseñas para los sistemas de información del proyecto,o los softwares y/o aplicaciones que en cada proyecto se empleen.
• Actualización de datos personales de ciudadanos y personas que tienen contacto formativo con los proyectos desarrollados a partir de colaboraciones de FUTURA CONSERVACIÓN.
• Vinculación y desarrollo de alianzas estratégicas con otras iniciativas, proyectos, museos,artistas, curadores, galeristas, etc.
• La vinculación de personal administrativo, por término fijo o indefinido.
• La vinculación de personal administrativo temporal.
• El registro de proveedores de FUTURA CONSERVACIÓN.
• Manejo contable y financiero de FUTURA CONSERVACIÓN.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Según lo establecido en el artículo 8° de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los titulares de datos personales tendrán derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto enel artículo 10 de la presente ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley ya la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.(secretariasenado.gov.co, 2012).

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales requieren el consentimiento previo y expreso del titular, obtenido desde el momento mismo de la recolección de sus datos. Por consiguiente, FUTURA CONSERVACIÓN, como responsable del tratamiento de la información personal contenida en sus bases de datos, ha dispuesto los mecanismos necesarios para que los titulares puedan acceder a los datos personales que estén bajo tratamiento y, así mismo, ejerzan a satisfacción sus derechos.

MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

La autorización para el tratamiento de datos personales la otorga el titular por medio escrito, de forma oral o a través de cualquier mecanismo idóneo que permita concluir inequívocamente con que se otorgó la autorización. FUTURA CONSERVACIÓN garantiza la protección de los principios de finalidad y libertad de los titulares, pues la recolección de los datos sólo se limitará a aquellos de carácter personal que son adecuados para la finalidad para la cual han sido recolectados y utilizados.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

FUTURA CONSERVACIÓN adoptará e implementará las medidas o mecanismos necesarios para conservar prueba de cómo y cuándo obtuvo la autorización por parte del titular para el tratamiento de sus datos personales.

ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Se entiende que el titular acepta el tratamiento de su información personal, según los términos dispuestos en esta Política de Tratamiento de Información, cuando proporciona sus datos a través de cualquiera de los canales dispuestos en las redes sociales y/o en las instalaciones del proyecto.

RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES

El tratamiento de datos personales de niños, niñas o adolescentes está proscrito, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, en cuyo caso se podrán recolectar por medio de cualquiera de los canales dispuestos por el Proyecto. Para ello se deberá contar con la autorización previa del representante legal,previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, opinión que será apreciada tomando en consideración la madurez, autonomía y capacidad del menor para entender el asunto, siempre y cuando elfin que se persiga con el tratamiento respete el interés superior de los menores y de sus derechos fundamentales. La calidad de sujetos de especial protección constitucional tiene fundamento en la situación de vulnerabilidad e indefensión en la que se encuentran, por lo tanto, el Estado, la sociedad y la familia deben así mismo brindar una protección especial en todos los ámbitos, con el fin de garantizar su desarrollo armónico e integral.
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ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMO

FUTURA CONSERVACIÓN dispone de un área responsable para la atención de las consultas, peticiones y reclamos (PQR), en donde el titular de la información puede de igual forma ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información que se encuentre en nuestras bases de datos o archivos, como uno de los procedimientos para el adecuado tratamiento de los datos personales.

PERSONAS A QUIENES SE LES SUMINISTRA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá ser suministrada solamente a los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, los cuales deberán acreditar su identidad, su representación o apoderamiento respectivamente. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones o a los terceros autorizados por el titular o la ley.

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

La información personal que reposa en las bases de datos o archivos del Proyecto podrá ser consultada o reclamada por el titular de la información o sus causahabientes a través de los siguientes mecanismos estipulados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012:

1. Consulta
Es el mecanismo mediante el cual se puede consultar la información personal del titular, por el medio habilitado por FUTURA CONSERVACIÓN. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la solicitud; si no fuera posible atenderla,se informarán los motivos de la demora y se señalará la fecha en la cual se atenderá la consulta,la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término en la cual fue recibida.

2. Reclamos

Es el mecanismo por medio del cual se puede solicitar la corrección, actualización o supresión dela información personal contenida en una base de datos o cuando se señale el presuntoincumplimiento de los deberes consagrados en la ley. El reclamo se deberá presentar ante FUTURA CONSERVACIÓN, describiendo los hechos que dan lugar a la reclamación, la identificación del titular de la información, su dirección y los documentos que se quieran hacer valer.Hecha la petición, la evaluaremos, y si es el caso, requeriremos al interesado para que en un término de cinco (5) días subsane las fallas presentes en su reclamo. Si no se presenta la información dentro de los dos (2) meses siguientes a la petición se entenderá que se desistió del reclamo. Si la petición está completa, incluiremos su reclamo dentro de nuestra base de datos. Este será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles a partir de la fecha en la que se recibió.Si no fuera posible atender en ese lapso de tiempo el reclamo, se darán a conocer los motivos dela demora y se señalará la fecha en la cual se atenderá, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término en la cual fue recibida.

VIGENCIA

La presente política de tratamiento de información entra en vigencia a partir del día de su publicación. Los datos almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán depositados en las bases de datos, físicas o digitales, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario, encumplimiento de las obligaciones legales y/o contables o en todo evento previsto en la ley.

NOTIFICACIÓN POR CAMBIOS EN EL AVISO O EN LA POLÍTICA

Cualquier cambio en el Aviso de Privacidad o en la Política de Tratamiento de la Información, se notificará al correo electrónico que el titular ingresó en el formulario de registro físico o virtual; y será publicado en l os canales informativos del Proyecto; con acceso directo a los textos completos.